一、引言
用友软件在财务管理中的重要性
随着企业规模的不断扩大和财务业务的日益复杂，财务管理对软件系统的依赖也越来越强。用友软件作为国内领先的财务管理软件之一，能够为企业提供全面、准确、高效的财务处理解决方案。它不仅支持会计凭证的录入、审核和查询，还能实现财务报表的自动生成，大幅提升了财务人员的工作效率。
在用友软件的帮助下，企业能够更加规范地进行财务核算，保证账务数据的真实性和完整性，从而为企业的经营决策提供可靠的依据。特别是在凭证的快速录入方面，用友软件具有显著优势，极大地减轻了财务人员的日常工作负担。
凭证录入的常见难题及解决需求
虽然用友软件功能强大，但实际操作中，财务人员仍然面临诸多挑战。凭证录入的复杂性和频繁性使得手工操作易出错，且重复性工作占用了大量时间。尤其是对于经常性、金额固定或结构类似的业务，手动填写凭证不仅效率低下，还可能造成录入错误。
此外，财务人员在面对大量凭证时，进行统一管理和快速调用的需求愈发突出。企业迫切需要一种便捷的方法，能够将标准化的凭证模板快速应用，减少手工录入环节，提升录入速度。 因此，借助软件中的常用凭证功能，成为解决这一问题的有效手段。
使用常用凭证功能的优势
用友软件中的常用凭证功能是专门为解决凭证录入效率和准确性问题而设计的实用工具。它能够将常见的凭证模板保存下来，方便财务人员在需要时快速调用。此功能主要优势体现在以下几个方面：
第一，提升工作效率。通过调用常用凭证，减少重复录入，提高凭证处理速度，节省大量时间和人力成本。
第二，保障录入准确性。固定模板减少手工输入错误，增强数据一致性和规范性。
第三，便于管理和维护。常用凭证分类管理简洁明了，方便查找和更新模板内容。
第四，助力财务内部控制。标准化凭证流程有利于内部审计和风险防控，提高企业财务透明度。
综合来看，常用凭证功能不仅满足了企业对快捷录入和规范操作的要求，也推动了财务信息化建设的深入发展。
用友软件常用凭证功能介绍
1. 常用凭证定义及作用
常用凭证是指在用友财务软件中，针对企业日常业务中经常发生且金额、内容相对固定的经济业务，预先设置好的凭证模板。它是一个标准化的凭证格式，包含借贷科目、金额、摘要等固定要素，以便在后续业务处理时快速调用，减少重复录入工作量，提升工作效率。
常用凭证的核心作用包括两个方面：一是提高凭证录入速度，降低人工录入错误率；二是规范会计处理流程，确保凭证格式的统一性，遵循财务制度要求。
通过使用常用凭证，财务人员可以避免每次做账时从头创建凭证，特别是在流水账、重复性质的经济业务处理上展现出极高的优势。常用凭证不仅提升了工作效率，也方便了统一管理和审核。
2. 适用场景及应用价值
适用场景主要集中于企业日常经常发生且性质相似的会计业务，比如：员工工资发放、日常费用报销、固定资产折旧计提、银行存取款、预收预付款项等类型的经济业务。
具体场景包括但不限于：
- 每月重复发生的工资计提及分配
- 各类费用的周期性报销与凭证处理
- 银行对账中的重复存款或取款业务
- 固定资产折旧计提的标准模板
应用常用凭证的价值体现在以下几个方面：
1. 显著降低凭证录入时间，加快财务处理效率；
2. 减少凭证录入中的人为失误，保证数据准确性；
3. 方便财务人员进行凭证审核与管理，提高财务内部控制水平；
4. 便于企业形成凭证的规范库，方便新员工培训和业务延续。
通过规范凭证模板，企业能够有效规范凭证录入标准，形成会计核算标准化体系，实现信息化财务管理水平的提升。
3. 支持的凭证类型
用友软件的常用凭证支持多种凭证类型，覆盖企业日常会计业务的绝大多数需求，具体包括：
1. 收款凭证
适用于企业收到款项时的会计处理，如销售收款、预收账款、其他收入的入账。
2. 付款凭证
用于企业支付款项时的凭证录入，比如***购付款、费用报销、借款偿还等。
3. 转账凭证
针对企业内部账户之间资金移动，如银行账户间转账、现金与银行账户之间转账等。
4. 费用凭证
记录各项费用发生的会计凭证，如差旅费、办公费、管理费用等。
5. 工资及薪酬凭证
用于企业计提工资和薪酬的会计处理，涵盖社保、公积金等相关项目。
6. 固定资产及折旧凭证
涵盖固定资产购置、折旧计提、资产处置等相关会计凭证。
此外，用友软件还支持根据企业自定义需求设置特殊类型的常用凭证，满足不同企业的个性化财务业务需求。
这些凭证类型均可通过系统预设模板，便于快速调用，大幅提升会计凭证录入的专业性和规范化。
登录用友软件并进入凭证模块
首先，用户需要打开用友软件，输入正确的用户名和密码进行登录。登录成功后，在系统主界面中找到并点击“凭证”模块，通常该模块位于主菜单或导航栏中。进入凭证模块是后续生成常用凭证的第一步，确保能够进行凭证相关的操作与管理。
在进入凭证模块后，系统会显示凭证管理的相关界面，包含凭证录入、查询、审核等多个功能选项。用户应根据需求选择正确的入口，准备进行常用凭证的创建和使用。
创建常用凭证模板
选择“常用凭证”菜单
进入凭证模块后，用户需要找到并点击左侧菜单栏或界面上的“常用凭证”菜单，该功能用于管理和维护常用凭证模板。
常用凭证模板是为了方便重复性业务凭证的快速录入而预先设置的标准模板，节省录入时间，避免操作错误。
点击“新增常用凭证”按钮
进入“常用凭证”界面后，点击界面上的“新增常用凭证”按钮，启动新模板的创建流程。此时，系统将弹出凭证模板编辑窗口，供用户填写相关信息。
填写凭证摘要、科目、金额等基础信息
在新建模板窗口中，用户需要准确填写凭证摘要、会计科目、借贷方向和金额等基础信息。以下是填写时的重点：
- 凭证摘要：简明扼要描述业务内容，如“销售收入确认”或“***购费用支付”。
- 会计科目：根据业务性质，选择对应的科目编码及名称，确保与企业科目体系一致。
- 借贷方向和金额：根据会计准则确定借贷方向，输入相应金额，金额填写应精确到元，保留两位小数。
此外，若有多条会计分录，需逐条录入，保持凭证平衡。
保存常用凭证模板
信息填写完整且确认无误后，点击保存按钮，系统将提示保存成功，此时常用凭证模板已成功创建。模板将被存储在系统中，供后续凭证录入时快速调用。
用户可以根据实际需求创建多个不同类型的常用凭证模板，分类管理，方便高效调用。
使用常用凭证进行凭证录入
进入“凭证录入”界面
完成常用凭证模板的创建后，用户返回凭证模块的首页，选择“凭证录入”入口进入录入界面。这是实际业务处理时登记会计凭证的主要操作窗口。
选择已有常用凭证模板
在凭证录入界面，点击“模板”或“常用凭证调用”按钮，系统会弹出已保存的常用凭证模板列表。用户根据当前业务需求选择合适的模板，该模板会自动加载至录入界面中。
模板调用后，凭证内容包括摘要、科目和金额等已事先填写完毕，大幅提升录入效率。
根据实际业务调整相关数据
虽然模板提供了基础凭证信息，但实际业务往往存在差异。用户应根据当前交易的具体情况，对凭证摘要、金额、日期等数据进行必要调整，确保凭证内容准确无误。
此外，如果有其他业务科目或金额的变动，也应在此环节及时修改，保证凭证的真实性和合规性。
保存并复核凭证
调整完成后，用户点击保存按钮，提交凭证信息。保存后，应及时对凭证进行审核复核，确认凭证符合企业财务管理要求，金额平衡，科目正确。
审核通过后，凭证将进入财务记账流程，完成对业务的账务处理。
整个凭证录入流程通过调用常用凭证模板，可大幅增强录入速度和准确率，避免重复性工作造成的错误。
1. 常用凭证模板找不到或无法使用
在用友软件中，如果遇到常用凭证模板找不到或无法使用的情况，首先应当检查模板是否已经正确安装或导入。
通常，常用凭证模板是由系统管理员或财务人员预先设置并保存的，用户在操作时可直接调用。
具体排查步骤如下：
1.1 确认模板权限设置
在用友软件的权限管理模块中，确认当前用户是否被赋予了使用模板的权限。
若权限不足，会导致模板显示不全或无法调用。
1.2 检查模板目录及路径
用友系统的模板一般存放于指定的文件夹中，检查系统设置中的模板路径是否正确，是否存在路径变更或文件损坏导致无法读取。
如果发现模板文件缺失，应重新导入或让管理员恢复备份。
1.3 更新软件及模板版本
很多时候，模板无法使用可能是由于版本兼容性问题。
建议定期升级用友软件，并确保模板与软件版本一致。
1.4 重新导入或新建模板
如果以上方法均无效，可以尝试重新导入模板文件或在软件内直接新建常用凭证模板。
新建模板时需注意填写完整且规范的科目信息和摘要，以确保后续使用顺畅。
2. 凭证数据填写不准确的调整技巧
凭证数据填写的准确性直接影响财务核算的质量，因此掌握调整技巧十分重要。
2.1 熟悉科目设置及业务规则
财务人员应熟悉企业设置的会计科目体系及业务流程，确保所选科目符合业务实际，避免选错或漏填。
例如，固定资产的相关费用应使用相应的成本科目，而非经营费用科目。
2.2 使用凭证模板自动填充功能
用友软件提供凭证模板自动填充功能，有效减少手工录入错误。
建议在常用业务中建立完善的模板，减少重复输入和填写错误。
2.3 灵活调整凭证分录
若某一分录金额或科目填写错误，可直接进入凭证编辑界面进行修改。
注意编辑后需保存并重新审核，确保调整生效。
2.4 利用***核算进行精细管理
合理使用***核算（如部门、项目、客户等）可以帮助财务人员更加准确地划分费用及收入。
***核算填写错误容易导致后续报表统计偏差，应细致核对。
2.5 核对凭证金额与原始单据
录入凭证后，应定期对照原始单据（如***、合同等）核对金额和内容，确保数据的一致性和准确性。
发现错误需及时调整，避免影响财务数据的准确性。
3. 凭证审核失败的常见原因及排查
凭证审核失败是用友软件中常见的问题，了解导致审核失败的原因及排查方法，有助于高效解决问题。
3.1 未满足凭证审核条件
用友系统一般设置了凭证审核条件，如凭证是否完整、金额是否平衡等。
当凭证不平衡（借贷不相等）时，系统会自动拒绝审核，需检查分录金额是否填写正确。
3.2 凭证日期或期间错误
如果凭证日期超出会计期间，或者会计期间已结账，也会导致审核失败。
应核对凭证日期设置，并确认对应会计期间未关闭。
3.3 凭证数据填写不规范
科目名称不正确、***核算未填写、摘要不清晰等也可能引起系统拒绝审核。
建议核查每一分录的填写规范性，确保各项必须信息完整。
3.4 同一凭证被重复审核
重复审核同一凭证会被系统判定为无效操作，需确认凭证状态是否已经审核完成。
若需要撤销审核，应在系统允许范围内执行相应的反审核操作。
3.5 系统权限问题
当前用户权限不足，也可能导致审核失败。
应联系管理员确认审核权限设置，确保操作人员拥有相应的角色权限。
3.6 软件异常或数据异常
若以上均无问题，可考虑系统异常或数据库数据异常，建议备份数据后进行数据校验，或联系技术支持协助诊断处理。
4. 多人操作下的凭证管理建议
在多数企业中，财务部门多人协同完成凭证录入、审核等作业，良好的管理制度和操作规范至关重要。
4.1 明确职责分工
合理划分凭证录入、审核和复核等岗位职责，防止权责不清导致操作混乱。
通常建议录入人员只负责原始凭证数据录入，审核人员独立完成审核操作。
4.2 使用用友系统中的“凭证锁定”功能
用友软件支持凭证锁定机制，防止多人同时编辑同一凭证导致数据冲突。
建议启用此功能，确保一人操作时凭证被锁定，其他人无法更改。
4.3 定期数据备份与日志审计
多人操作容易出现误操作或数据丢失，企业应当定期备份财务数据，并开启系统日志审计，追踪操作行为，便于问题追溯与恢复。
4.4 建立凭证审核流程和审批策略
针对多人审核场景，建议建立分层审核流程，如初审、复核和终审，使凭证质量得到多重把关。
同时，设置审批权限，确保只有具备相应权限的人员方可操作，大幅度降低风险。
4.5 加强培训及操作规范宣传
定期组织用友软件操作培训，提高员工对凭证操作规范的理解与执行力。
制订统一的操作手册和注意事项，强化团队协作意识，确保业务流程规范顺畅。
4.6 充分利用系统协同功能
部分用友软件版本支持团队协同功能，比如任务分配、消息提醒等。
建议充分利用这些高级功能，提高多人协作效率，防止遗漏或重复操作。
五、提升凭证录入效率的小技巧
1. 利用快捷键快速调用常用凭证
在用友软件的凭证录入过程中，合理运用快捷键可以大幅提升录入速度。快捷键可以帮助用户快速打开常用凭证模板、切换功能界面以及完成录入操作，避免反复点击菜单，节省宝贵时间。
例如，常用凭证可以设置为快捷键调用，通过按下预设的组合键，软件会自动弹出该凭证模板，用户只需调整具体业务数据即可录入完成。快捷键的设置通常位于软件的“自定义设置”或“系统设置”中，用户应根据自己工作习惯，合理分配方便操作的快捷键。
此外，合理的快捷键布局还能减少手部移动，提高录入的连贯性和准确性。建议新用户先熟悉并掌握系统默认快捷键，高级用户则可以根据自身需求自定义快捷键，以实现最佳效率。
2. 定期维护和优化常用凭证模板
常用凭证模板是提高凭证录入效率的重要工具。定期对常用凭证模板进行维护和优化，不仅能确保数据录入的准确性，还能适应企业财务政策和业务流程的变化。
维护工作包括检查凭证模板中的科目设置、摘要内容、金额公式等，确保其符合当前财务规范和业务需求。例如，随着税率调整，固定模板中的税金计算公式需要及时修改，否则容易引发计算错误。
模板优化则可以通过合并类似凭证、精简冗余字段、预设默认值等方式来实现，提高录入的便利性和速度。同时，建议在企业内部建立模板管理规范，明确谁负责维护，如何版本控制，以保障模板的科学管理和持续有效。
3. 集成自动生成规则减少手工输入
用友软件支持通过配置规则实现凭证的自动生成，这是一种极大提升录入效率的手段。自动生成规则的设计可以依据财务业务特点，实现数据的智能匹配和凭证自动填充，从根本上减少手工录入环节。
例如，针对重复且格式固定的业务，如工资分配、固定资产折旧、银行对账等，可以设置自动生成凭证的规则。系统通过读取相关模块数据，根据设定条件自动生成凭证草稿，用户仅需确认，无需从零录入。
自动生成规则配置应严格遵循财务规范，确保生成凭证的准确性和合规性。同时，企业应结合实际业务场景，分步骤完成规则设计、测试和优化，避免因规则设置不完善导致错误凭证的产生。
另外，凭证自动生成既提高了工作效率，也减少了人为差错，使财务人员从繁琐的***粘贴和计算中解放出来，专注于数据复核和分析。
4. 培训团队提高软件操作熟练度
提升团队整体的软件操作熟练度 是确保凭证录入效率提升并长效持续的重要保障。即使工具和系统再先进，操作者如果不熟悉其功能和操作方法，也难以发挥最大效能。
建议企业定期为财务人员组织用友软件操作培训，重点讲解常用功能、快捷键使用、模板管理和凭证自动生成规则等内容。通过动手演练、案例讲解和问题答疑等方式，帮助员工深入理解系统操作流程。
同时，建立内部知识库或操作手册，便于员工在工作中遇到问题时快速查找解决方法，减少学习曲线，提高工作效率。
此外，也可通过经验分享和团队协作，促进操作技能的交流与提升，形成良好的学习氛围。对于新入职员工，通过系统培训快速上手，对于老员工，通过持续学习掌握系统新功能，确保整个团队跟上软件版本迭代的步伐。
综上所述，培训不仅提升个体操作能力，还能增强团队协同与效率，是提升凭证录入质量和速度的重要基础。
六、总结
1. 常用凭证功能助力财务工作高效规范
在用友软件中，常用凭证功能为财务人员提供了极大的便利。通过预设标准化的凭证模板，可以显著减少重复录入的时间，提高录入速度和准确性。
常用凭证不仅减少了人为错误，还确保了财务处理的统一性和规范性，有利于企业会计核算流程的标准化。
同时，该功能支持根据业务类型设置不同的凭证模板，满足企业多样化的业务场景，增强了财务系统的灵活性和适用性。
2. 正确掌握操作步骤避免录入错误
要充分发挥用友软件中常用凭证的优势，熟练掌握具体的操作步骤尤为关键。
首先，用户需要了解如何新建常用凭证模板，包括填写凭证摘要、选择科目、设置借贷方向及金额等内容。
其次，在实际业务录入时，应准确选择合适的常用凭证模板，核对每笔凭证的明细信息，避免出现科目错误或金额计算错误。
及时校验凭证数据与业务流程的吻合度，确保每一笔凭证的合法合规。
此外，建议定期对常用凭证模板进行维护和更新，剔除不合适或过时的模板，保证凭证管理的精准和实效。
3. 持续优化凭证管理提升企业财务水平
常用凭证的管理并非一劳永逸，而是需要企业不断优化和提升的过程。
通过定期分析凭证使用情况，发现高频业务和关键科目，为其开发更完善的模板，进一步提升工作效率。
结合企业内部控制要求，强化凭证录入的审核机制，减少差错风险。用友软件强大的数据统计和报表功能也能***财务人员评估凭证质量，为决策提供支持。
持续培训相关人员，确保对用友软件常用凭证功能的理解和使用达到最佳状态，从而推动企业整体财务管理水平的稳步提升。
