erp系统打送货单怎么打出来 打印格式调整技巧

一、ERP系统中送货单的基本概念

1.1 送货单的定义及作用

送货单是指在企业物流配送环节中，作为货物从仓库发出并交付给客户时的凭证和记录。它详细记录了订单的商品名称、数量、规格、交货日期、收货单位等信息。

送货单的主要作用包括：

1. 作为实际发货凭证，确保配送过程的合规性和可追溯性。
2. 供收货方验货使用，核对收到的货物是否与送货单上的信息一致。
3. 支撑后续的财务结算及库存管理，保证数据的准确传递。
4. 对售后服务、退换货或***处理提供依据，保障双方权益。

1.2 ERP系统中送货单的特点

在ERP系统中，送货单不仅是纸质单据的电子化表现，更兼具多项智能化和流程集成功能，具体表现如下：

第一，送货单信息实时同步。通过ERP系统，发货、库存、销售等模块的数据能够即时联动，确保送货单数据的准确性和时效性。
第二，支持多样化模板和格式。ERP系统通常内置或支持自定义送货单模板，满足不同客户或业务需求，提升专业性。
第三，流程自动控制。系统可自动生成送货单，根据订单审核、库存状态、发货***实现自动推送和打印，减少人为操作失误。
第四，数据可追溯性强。所有送货单的数据均有履历记录，便于查询、分析发货情况以及异常处理。

1.3 送货单与其他业务单据的关系

送货单在整体业务流程中与销售订单、发货单、***购单、***等多种单据密切相关，主要表现在：

（1）与销售订单的关联：送货单通常以销售订单为基础，由订单信息导出或生成，确保配送的准确性。
（2）作为发货单的具体体现：发货单是商品发出的记录，送货单则详细说明发运内容，二者在有些系统中也会合并处理。

（3）与库存单据的交互：送货单更新库存数据，准确反映库存出库状态，支持仓库管理。
（4）财务单据的链接：送货单完成客户收货后，通常作为开具***及进行客户对账的依据，保障应收账款的准确。

总之，送货单是销售流程中承上启下的重要环节，有效连接了订单执行、仓库管理与财务结算。

2.1 登录ERP系统及权限确认

首先，用户需要使用自己的账号和密码登录ERP系统。一般来说，企业会为每个员工分配不同的权限，确保用户只能访问和操作自己有权限的模块。登录成功后，系统会自动识别用户身份并加载对应的功能菜单。

在登录过程中，必须确保账号具备生成和打印送货单的权限。如果权限不足，用户将无法进入送货单相关模块，或无法进行打印操作。若发现权限不足，需要及时联系系统管理员进行权限调整，确保业务流程顺畅。

此外，建议用户在登录ERP系统时注意账号安全，避免密码泄露或错误登录多次导致账号锁定。登录成功后，界面通常会显示当前用户名称及权限范围，方便用户确认权限状态。

2.2 进入送货单模块

确认权限后，用户需要在ERP系统的主界面中找到并进入送货单模块。不同ERP系统的界面布局可能有所区别，但送货单模块通常位于销售管理、物流管理或业务流程管理分类下。

进入送货单模块后，系统一般会展示送货单的列表，包含已创建的送货单及其状态（如草稿、审核中、已完成等）。用户可以在此查看历史送货单，也可以新建一张送货单。

如果找不到送货单模块，建议参考系统帮助文档或咨询内勤支持人员，确保操作路径正确。

2.3 选择或创建送货单

进入送货单模块后，用户可以根据实际需求执行以下操作：

1. 选择已有送货单：当需要打印某张已经生成的送货单时，用户可通过搜索功能（例如按送货单编号、客户名称或日期范围筛选）快速定位目标送货单。

2. 新建送货单：如果尚未生成送货单，用户需点击“新建送货单”按钮，进入送货单创建界面。系统会自动关联已确认的销售订单或出库单信息，减少手工录入的工作量。

在选择或新建送货单时，应注意确认送货单的状态，只有审核通过或已确认状态的送货单才可以进行打印，否则可能导致信息不完整或错误。

2.4 填写或核对送货单信息

选择或创建送货单后，进入详细信息填写页面。此环节至关重要，关系到后续送货和客户的接收体验。

主要信息核对与填写内容包括：

• 客户名称及联系方式：确保客户信息准确无误，防止送货错漏。
• 送货地址：与销售合同或订单一致，必要时联系客户确认地址。
• 商品明细：包括商品名称、规格、数量、单位、单价及总价等信息，应与销售订单保持一致。
• 送货日期及交货方式：明确送货时间和配送方式，方便物流安排。
• 备注及特殊要求：若有特殊配送指示或注意事项，应详细记录。

用户填写完毕后，需认真核对所有字段信息的准确性，避免因数据错误导致配送风险或财务***。部分ERP系统支持自动校验功能，可以提示数据异常或遗漏项，提高准确度。

完成信息核对后，保存送货单数据，并提交审批流程（如系统设置有审批环节），确保送货单状态更新为“可打印”。

2.5 打印送货单的具体操作

送货单信息确认无误且状态允许打印后，用户即可进行送货单的打印操作。打印流程通常包括以下步骤：

第一步：在送货单详情页面，找到打印按钮，常见为“打印”、“预览打印”或“导出打印”等功能键。

第二步：点击打印按钮后，系统通常会弹出打印预览窗口，显示送货单的标准格式版面，用户可以检查格式是否符合要求，包括公司logo、送货单编号、商品列表及备注等内容。

第三步：预览无误时，连接好打印机，选择需要的打印机设备，并设置打印份数及纸张规格（如A4纸、三联单等）。系统支持选择彩色或黑白打印，用户根据实际需要选择。

第四步：执行打印命令后，核对打印输出的送货单是否清晰完整。若打印内容出错或格式异常，返回系统调整模板或重新生成送货单数据。

打印完成后，建议将打印件按照操作流程发送给仓库或物流部门，方便后续实际配送。同时，有的企业要求扫描或上传打印后的送货单存档，便于追溯管理。

补充说明：不同ERP系统打印送货单的操作界面和按钮名称可能有所差异，但基本流程保持一致，核心是登录、模块入口、数据确认及打印输出。用户应熟悉自家ERP系统的具体界面和操作细节，提高工作效率。

3.1 打印模板的选择与配置

在ERP系统中打印送货单，首先需要选择合适的打印模板。不同企业对送货单的格式和内容要求不同，因此ERP系统通常提供多种模板供选择。用户应根据业务需求、行业规范以及企业品牌形象来挑选符合的模板。

选择模板时，建议重点关注模板的字段完整性，是否包含订单号、客户信息、商品明细、数量、备注等必要内容。此外，模板的美观度和可读性也很关键，直接影响客户对企业专业度的感知。

模板选择后，需要进入ERP系统的模板管理模块，进行配置。配置内容一般包括字段映射、数据源选择、字段显示顺序和字段格式设置。通过配置，可以确保打印出来的送货单准确反映订单信息，并满足企业内部对格式的规范要求。

3.2 调整打印内容布局（如表头、明细、页脚）

打印内容布局的调整是确保送货单清晰、规范的关键步骤。送货单通常分为表头、商品明细及页脚三部分，每部分的内容及布局都需合理设计。

首先，表头通常包含企业名称、送货单标题、单据编号、客户名称、送货日期等重要信息。表头字体建议加粗、字号较大，方便识别。

其次，商品明细部分，需要将商品名称、规格型号、数量、单位、单价、总价等字段合理排布。这一部分的版面应整齐有序，避免信息拥挤，常***用表格形式呈现，且每列宽度应适当分配，使数据一目了然。

最后，为了保障送货单的完整与规范，页脚部分可添加备注信息，如送货说明、运输方式、签名栏、联系方式等内容。页脚设计可以避免页面留下空白，同时提供必要的补充信息。

通过合理布局，能够提升送货单的专业形象，同时方便客户核查商品及相关信息。

3.3 设置打印页边距和纸张大小

页边距和纸张大小的设置直接影响送货单的打印效果与整洁度。ERP系统通常支持A4、A5等常用纸张规格，在打印前应根据实际使用的打印纸张进行选择。

纸张大小的选择应配合送货单的内容量和打印设备。例如，内容较多时可选择A4纸张，内容较少时则可选择A5以节省纸张。

页边距设置同样重要，合理的页边距范围一般为上下25毫米，左右20毫米左右，这可以保证打印内容不至于过于靠近纸张边缘，避免因打印机误差导致文字被切边。

当确认纸张大小和边距后，需要在ERP系统打印设置中进行对应的参数调整，并通过预览功能确认打印区域是否合理。

3.4 字体和字号的调整

字体和字号的调整影响送货单的可读性和整体美观。ERP系统一般支持多种字体选择，如宋体、黑体、微软雅黑等。建议根据企业文化及送货单用途选择常用且易辨认的字体。

在字号方面，表头建议使用14至16号字，确保醒目；正文内容可以设置为10至12号字，以保证内容丰富同时不显拥挤。明细部分字号的大小应统一，避免因字号不一致导致视觉疲劳。

此外，还可以对部分重点字段如“总金额”、“客户名称”等使用加粗或不同颜色突出显示，以引导目光关注重要信息。

调整字体和字号时，需兼顾打印设备的兼容性，确保实际打印出来的效果与系统中预览一致。

3.5 添加公司Logo及相关说明信息

为了提升企业形象和送货单的专业度，在送货单上添加公司Logo是非常必要的。ERP系统支持将企业Logo上传至模板，通常放置在表头左上角或右上角的位置。

添加Logo的分辨率建议保持清晰且文件大小适中，避免打印时模糊或影响打印速度。

此外，送货单上还应包含相关说明信息，如企业地址、联系电话、客户服务热线及简单的送货条款说明，放置在页脚或表头醒目位置，方便客户联系和查询。

这些信息不仅有助于客户快速识别企业身份，也能规避在送货过程中的争议，提升服务体验。

3.6 预览与测试打印效果

完成送货单的模板配置及格式调整后，务必进行预览与测试打印，确保页面布局、字体大小、图片显示及内容完整性均符合预期。

ERP系统一般具备打印预览功能，用户可以在预览界面详细检查各部分内容是否正确显示，是否存在字段截断、错位等问题。

测试打印建议选择常用打印机进行，实际打印出来的效果可以更准确反映最终客户收到的送货单样式。发现问题时，应及时调整模板配置，如页边距、字体大小、字段位置等，反复校对，直到满意为止。

只有通过多次预览和测试，才能保障送货单打印出的品质，避免因格式错误或打印异常影响客户使用体验。

四、常见问题及解决方案

4.1 打印内容不完整或缺失

在使用ERP系统打印送货单时，很多用户会遇到打印内容不完整或者缺失的情况。这通常是由于系统配置、模板设计或者数据同步的问题引起的。

首先，需要检查送货单模板中的字段设置是否完整，是否遗漏了某些关键字段。部分字段如果未绑定数据源，打印时会显示为空或缺失。此时，可以进入模板设计界面，核对各个字段与数据源的对应关系，确保所有必填项都正确关联。

其次，确认生成送货单时，后台数据是否已完整提交。如果数据源有误或者同步不及时，也会导致实际打印内容不齐全。可以尝试重新保存送货单或者刷新数据，然后重新打印。

此外，如果ERP系统版本较老或存在BUG，也可能导致打印内容无***确显示。建议联系系统管理员或技术支持，检查系统更新和补丁，确保软件处于最新且稳定的状态。

4.2 打印格式错乱

打印格式错乱是指送货单打印出来的文字排列混乱、表格错位或者图片显示异常等问题。出现该问题的原因主要有模板设计错误、打印设置不当或者打印驱动兼容性问题。

首先，需要检查送货单模板的布局设计。模板设计时应遵循格式规范，例如表格边框统一、字段对齐合理，避免使用复杂的嵌套结构和不兼容的字体。模板设计模块通常都会有预览功能，通过预览可以判断格式是否符合预期。

其次，打印机设置和纸张规格同样重要。打印纸张尺寸必须与ERP系统中设置的模板纸张大小一致，否则打印出的内容可能出现断行或位置偏移。建议打印前仔细核对打印机属性中的纸张类型和边距设置。

同时，打印机驱动程序如果不兼容当前操作系统，也会造成打印格式异常。应保持打印驱动的更新，或者尝试使用通用驱动进行打印测试。对于高分辨率的送货单，应选择支持高DPI的驱动程序。

4.3 打印权限不足

在ERP系统中，打印操作通常受到权限控制，确保只有有权限的用户才能打印、查看敏感信息。如果用户提示“打印权限不足”，说明当前账号未被授予打印权限。

对于这种情况，建议系统管理员登录后台权限管理模块，核查该用户或用户组的权限设置。具体操作包括：

1. 进入权限管理界面，找到对应的用户账号或用户组。
2. 查看并确认是否勾选了“打印送货单”或相关打印权限。
3. 如果没有权限，管理员需根据实际业务流程和安全策略授予相应的打印权限。
4. 用户登录后重新尝试打印，确认权限生效。

此外，对于临时需求，可以设置临时权限或者通过授权审批流程来开通打印权限，保障流程的合规性和安全性。

4.4 模板无法修改或保存

有时用户发现进入送货单模板设计界面后，修改内容无法保存，或系统提示“模板无法修改或保存”，这通常与权限限制、文件锁定或系统故障相关。

首先，应检查当前用户是否具备模板编辑权限。ERP系统通常会对模板设计权限进行特别限制，确保设计合理并避免误操作。若权限不足，需要联系管理员提升权限或由管理员进行模板修改。

其次，可能是模板文件正被其他用户占用或系统暂时锁定。建议关闭所有有关模板的编辑窗口，稍作等待后重新打开模板设计界面。

另外，模板文件所在的服务器目录权限也可能导致无法保存。确认服务器存储路径权限正常，且磁盘空间足够，防止因IO异常导致文件写入失败。

最后，如果以上检查无误，建议导出模板文件进行备份，重新导入或重建模板来排除系统异常。同时，可联系ERP系统服务商进行排查和修复。

4.5 打印机连接及驱动问题

打印机连接故障或驱动异常，是导致送货单无***常打印的常见原因之一。出现打印机找不到、打印中断或者打印内容异常时，首先需要检查打印机的基本连接情况。

步骤如下：

1. 检查打印机电源和物理连接，确保打印机已开机并正确连接到电脑或者服务器。
2. 验证打印机是否被系统识别，在操作系统的“设备和打印机”中查看对应打印机状态。
3. 如使用网络打印机，确认网络正常且IP地址正确。可以尝试ping命令测试网络连通性。
4. 检查打印机驱动程序是否为最新版本，驱动过旧或不兼容会引起打印异常。访问打印机官方网站下载并安装最新驱动。
5. 如果打印时出现卡纸或打印品质差，尝试清理打印机硬件或更换耗材。
6. 重启打印机和电脑，有时系统缓存问题会影响打印，重启后可恢复正常。
7. 在ERP系统中选择正确的打印机设备，避免误选其他虚拟打印机导致无法输出纸质单据。
8. 确认打印格式和打印机纸张规格匹配，防止打印内容偏移。

通过以上排查，可以有效解决大多数打印机连接和驱动相关的问题，保证送货单顺利打印。

5.1 自定义模板的建立与管理

在ERP系统中，送货单的打印模板通常是直接影响打印效果和效率的关键因素。建立和管理自定义模板能够帮助企业根据自身的业务需求，灵活调整送货单的内容与格式，提高打印的专业性和准确性。

首先，用户应根据企业实际的业务流程和客户需求，设计送货单模板。例如，可以在模板中添加企业LOGO、供应商信息、产品明细，以及客户特殊要求等信息。
其次，建议通过ERP系统自带的模板编辑功能进行模板的创建和管理。现代ERP系统大多支持拖拽式的模板编辑界面，无需复杂编码即可实现模板的个性化定制。
同时，为方便不同业务场景使用，企业应建立多套模板，并进行分类管理，例如针对不同客户、不同业务类型或不同打印设备，分别设计相应模板。

最后，定期审视和优化模板设计，根据实际打印效果和业务变化进行调整，确保送货单内容完整且版面清晰，从而提升打印的效率与质量。

5.2 批量打印功能的利用

批量打印是提升ERP系统送货单打印效率的重要手段。通过批量打印功能，用户可以一次性打印大量的送货单，避免重复手动操作，节省时间和人力。

具体而言，使用ERP系统的批量打印功能时，首先应在系统中筛选好需要打印的送货单，如按照日期、客户、订单状态等条件进行过滤，确保批量打印的送货单数据准确。

其次，选择合适的打印模板，并设置清晰的打印顺序、份数及打印机参数。部分ERP系统支持一次点击即可将选中送货单全部发送到打印机，提高操作便捷性。
此外，还可以利用系统的打印队列管理功能，合理安排打印任务，避免打印任务冲突或打印机堵塞。

合理利用批量打印不仅减少了人为错误，还大幅提升整体工作效率，确保物流配送环节的顺畅。

5.3 自动化打印流程设计

自动化打印流程是通过预设打印规则，实现送货单打印的自动触发和无人工干预，进一步提高打印效率和准确性。

设计自动化流程时，首先需要明确打印触发条件。例如，订单状态变更为“已发货”时，系统自动生成并打印送货单。通过与订单管理模块、仓库管理模块的联动，实现流程自动化。

其次，配置打印服务器或打印服务软件，实现ERP系统与打印设备的无缝对接。通过配置打印任务的分发规则，自动将送货单发送至指定打印机。
部分高端ERP系统支持云打印功能，企业可以通过云端集中管理打印任务，进一步降低IT维护成本。

最后，应结合异常处理机制，例如打印机故障时自动通知相关人员，保证打印流程的连续性。
合理设计自动化打印流程，不仅节约了人力***，也提升了送货单打印的实时性和准确性，进一步保障物流环节的高效运转。

5.4 定期维护和更新打印设备及驱动

ERP系统送货单打印效率的提升，不仅依赖软件方面的优化，更离不开硬件设备的正常运行。定期维护和及时更新打印设备及驱动，是保障打印质量和效率的基础。

首先，应定期对打印机进行清洁和检查，防止纸张卡顿、墨水不足或打印头老化等故障，从而减少打印过程中的故障率。
其次，及时更新打印机驱动程序，保证其与ERP系统的兼容性，避免因驱动不匹配导致的打印异常。

此外，企业还应建立打印设备的维护台账，记录设备状态、维修历史及驱动版本信息，便于日常管理和故障追溯。
对于打印量较大的企业，建议配置多台打印机，实现负载均衡和备用，提高整体打印系统的稳定性和可靠性。

通过规范的维护管理和驱动更新，不仅延长打印设备的使用寿命，还能显著减少由于设备故障带来的业务中断，保障ERP系统送货单打印流程的持续高效。

6.1 ERP系统打送货单的关键流程回顾

在现代企业管理中，ERP系统作为整合企业***的重要工具，其打送货单功能尤为关键。打送货单不仅关系到仓库出货的准确性，还影响到客户对企业物流服务的满意度。通过对ERP系统打送货单的流程进行细致回顾，可以帮助我们更好地理解各环节的重要性，确保送货单的打印顺畅且准确。

第一步是订单审核与确认。ERP系统中，用户需要先确认销售订单或出库申请的内容无误，包括产品信息、数量、客户地址等。准确无误的订单信息是打印正确送货单的基础。

第二步是生成送货单。系统根据确认的订单，自动生成对应的送货单数据。此步骤往往支持自动关联仓库库存信息，确保库存充足且实时更新。

第三步是预览与校对送货单内容。用户在正式打印之前，可以通过预览功能检查送货单上的具体信息，如商品名称、规格型号、数量、单价及客户信息等，确保内容无误。

第四步是打印设置调整。在ERP系统中，用户需要根据实际打印机及纸张规格调整打印格式，包括页边距、字体大小、表格边框及条码打印等，保障打印效果清晰且规范。

最后一步是执行打印与记录。送货单打印完成后，系统会自动保存打印记录，为后续查询和物流跟踪提供依据，同时方便财务和仓库进行对账。

综上所述，ERP系统打送货单的关键流程包括订单确认、送货单生成、内容预览、打印设置及打印记录五个环节。每一步都是保证送货单精准出具的必要步骤，缺一不可。

6.2 打印格式调整的重要性

打印格式调整在ERP系统发送的送货单打印过程中占有十分重要的地位。正确的打印格式不仅能够提升送货单的专业程度，还能有效降低因格式不规范所导致的误读和操作错误。

首先，不同企业的送货单样式需求不同，打印格式的定制化调整可以满足企业品牌形象及业务流程的多样化需求。包括企业LOGO的嵌入、条码或二维码信息的添加、打印字体的选择和大小调整等，都是提升送货单视觉效果和实用性的关键因素。

其次，合理设计的打印格式有助于物流工作人员和客户快速准确地识别重要信息，如产品数量、规格、发货时间等。通过使用清晰的表格结构、适当的字体加粗和颜***分，能够提高信息的可读性，减少拣货和验货环节的错误率。

此外，打印格式对不同打印设备的兼容性同样不可忽视。ERP系统应支持多种打印机驱动和纸张尺寸设置，确保送货单打印时不会出现内容截断、错版或模糊等情况。

最后，部分企业还需考虑送货单打印的环保节约原则（如双面打印或小纸张打印），这些要求也需要通过灵活的打印格式调整得以实现。

因此，打印格式的灵活调整和优化不仅是满足企业个性化需求的手段，更是保障送货单信息准确传达、操作流程高效顺畅的重要保障。

6.3 持续优化打印体验的必要性

随着ERP系统在企业中的广泛应用，持续优化打印体验成为提升管理效率和客户满意度的重要方向。优化打印体验不仅仅是改善软件界面或打印速度，更包括整体流程的优化和用户反馈的及时响应。

首先，随着订单量的增加和业务流程复杂化，打印功能面临更多样化的需求。企业需要不断升级ERP系统，增强打印模板的灵活性和智能化，例如自动识别不同客户类型使用不同送货单模板，或根据发货方式自动调整打印内容。

其次，优化打印流程还应关注用户操作便捷性。通过简化打印操作步骤、增加打印预设方案以及提供详细的操作指南，能够大幅减少员工在打印环节所耗费的时间和精力，降低人为错误率。

此外，收集使用者的反馈信息，定期评估打印效果和用户满意度，对于发现潜在问题和痛点至关重要。系统运维团队应根据反馈持续调整和升级打印功能，保证其适应快速变化的业务需求。

此外，技术层面的优化如支持云打印、多终端打印及远程打印功能，也能极大提升打印体验的便捷性和灵活性，使送货单打印不再受限于特定设备或地点。

最后，强化系统的稳定性和兼容性，确保打印任务能够顺利执行，避免因系统崩溃或兼容问题导致延误，将有效提升企业整体运营效率。

综上所述，持续优化ERP系统的送货单打印体验是企业提升管理水平、降低运营成本及增强客户服务质量的关键手段。只有不断完善和创新，才能适应不断变化的市场环境和业务需求。